Parcelación San Fernando
Informe de Gestión del Consejo de Administración y el Administrador
Señores Copropietarios Parcelación San Fernando
Cumpliendo con lo estipulado en la Ley 675 de 2001, en lo referente a la realización de la Asamblea Anual de Copropietarios de la Parcelación San Fernando, en nombre del Consejo de Administración y el Administrador, informamos y sometemos a consideración las actividades realizadas desde abril del 2013 y lo corrido del 2014 (once meses) y las que en nuestro concepto serán las expectativas para los próximos años.
Es grato para nosotros en esta reunión destacar el resurgimiento y valorización de la Parcelación.
Gestión Administrativa, del Recurso Humano y Comunicaciones
La administración de la Parcelación esta a cargo del señor Guillermo Diez, bajo la dirección y supervisión del Consejo de Administración. La contabilidad la lleva de manera independiente la señora Nelly Ortega y la Revisoría Fiscal el señor Francisco Ibalde.
Contamos con 3 trabajadores con contrato a término indefinido a quienes se les cancelo oportunamente salarios, prestaciones sociales, vacaciones y seguridad social.
Dos de los empleados atienden los trabajos de mantenimiento, conservación, adecuación de zonas comunes y vías de la Parcelación, el fontanero además de las funciones propias de su cargo, también realiza tareas de mantenimiento.
El señor Heber Cruz, anterior fontanero, presento renuncia voluntaria el pasado mes de diciembre.
Comunicaciones
Continua operando el correo electrónico parcelaciónsanfernado@yahoo.com el cual conserva todas las comunicaciones recibidas y enviadas y ha sido una herramienta ágil, oportuna y precisa para atender requerimientos, informar sobre actividades en la parcelación, realizar citaciones, consultar decisiones entre miembros del Consejo, el administrador y los propietarios.
El administrador esta a cargo de la línea celular 311-3248180 a la que pueden llamar para lo que requieran.
www.parcelacionsanfernando.blogspot.com es un blog en el cual se publican informes de ejecución presupuestal, planos, linderos, coeficientes, circulares, consumos de agua y lotes para la venta. Los invitamos a visitarlo para que se mantengan informados dado que este se actualiza constantemente. Para los propietarios que lo deseen el blog permite crear links a las páginas web de sus empresas.
Gestión Financiera
Cartera:
De los 9 procesos que se encontraban en cobro jurídico con la Doctora Orfa Bustamante, se logró la recuperación de la deuda en 3 de ellos.- Uno por pago directo de $10,719,000
- Dos por remate, por el primero la Parcelación recibió $10,087,932, y por el segundo se encuentra pendiente que el Juzgado autorice la entrega de $16,100,000.
De los demás procesos uno abono el 50% de la deuda $3,200,000, y a los 5 restantes se les hizo el debido seguimiento y apoyo, han ido marchando al ritmo en que avanza la justicia y el Palacio de Justicia en Cali.
Respecto a los 10 deudores morosos con saldo de cartera superior a $2,000,000 se realizó cobro administrativo enviando comunicaciones e invitando a que los copropietarios cancelen sus deudas como resultado se recuperaron $7,487,000.
En cumplimiento de lo aprobado en la Asamblea General realizada el año pasado, se recibió en dación en pago a la deuda por cuotas de administración del señor José Eduardo Llanos el lote 4 de la etapa 4, con extensión superficiaria de 9,181 m2 a razón de $9,000/m2 para un total de recuperación de cartera de $82,629,000. El pasado mes de Febrero los herederos de Don Gilberto Llanos realizaron pago en efectivo de $8,334,960. El recibo de lotes como dación en pago por cuotas de administración por parte de los herederos de Don Gilberto Llanos esta pendiente debido a que el poder que otorgó la señora Patricia Llanos no fue aceptado en la notaria y se esta tramitando un nuevo poder.
En la Parcelación hay dos lotes propiedad del Municipio de Dagua los cuales no cancelan cuota de Administración. Para buscar una solución a esta situación se actualizo la información en la Secretaria Financiera del municipio y nuevamente se solicitó pago y/o cruce de cuentas de administración ($20,779,000) con los impuestos prediales que adeuda la Parcelación al Municipio ($3,709,000).
Estamos pendientes de conocer si es posible llegar a un arreglo, del cual no se tiene noticia por el cambio de la Secretaría Financiera quien es la persona encargada junto con el alcalde de presentar un proyecto de acuerdo sobre el particular al Consejo de Dagua.
El manejo financiero de la Parcelación se ha ajustado al presupuesto de funcionamiento e inversión aprobado en la Asamblea del año 2013.
Buscando controlar el gasto y optimizar el uso de los recursos, mensualmente se clasificaron los egresos en administrativos, operativos y acueducto.
El presupuesto de gastos para el año 2013 era $127,852,176, se gastaron $123,348,715 que corresponde al 96% incluyendo algunos rubros que no estaban presupuestados.
Los recaudos de cuotas de Administración se han comportado de manera consistente debido a que aproximadamente 99 de los 178 predios pagan la Administración oportunamente.
Las consignaciones de las cuotas de Administración se pueden hacer utilizando el formato de recaudo universal del BANCO AV VILLAS. En la casilla REF.1 indicar el CODIGO que va impreso en cada cuenta de cobro, tal como lo muestra el formato (ejemplo: El propietario del lote 1 de la primera etapa debe colocar su código que es (1305050101). Esto con el fin de poder identificar correctamente cada pago.
La Administración, pensando en la comodidad de los propietarios firmo con el Banco AV VILLAS convenio para recaudo a través de canales electrónicos del sistema PSE, denominado CENTRO VIRTUAL DE PAGOS. Esto facilita hacer el pago de la cuota de administración desde cualquier entidad bancaria.
La comisión es de $900 por transacción, el sistema de recaudo con comprobante tiene un costo de $2.500 por consignación, por la anterior solicitamos a quienes tengan la facilidad de hacer estos pagos los realicen pues representa un ahorro en gastos bancarios de $1,600 es decir del 64% respecto al sistema tradicional de recaudo.
Con el fin de bajar el costo del 4 por mil, se autorizó hacer las transferencias para pagos directamente de la cuenta de ahorros.
Seguridad
Para mejorar en seguridad y controlar la entrada de personal ajeno a la Parcelación, se cerró con malla eslabonada el área de portería y se instaló una puerta peatonal.Además se colocó aviso que regula el horario de entrada de trabajadores y del servicio de portería para visitantes.
Con el objetivo de mejorar la calidad del video de las cámaras de seguridad y el entorno de la portería, se aumento la iluminación de la entrada.
En portería se encuentran disponibles tarjetas de ingreso para las personas que estén interesadas en tener una segunda. Estas tarjetas tienen un valor de $20,000 los cuales se consignan en la cuenta de la Parcelación. Al realizar la consignación debe informarse vía email.
Se instaló en la Sede Social MARATEA un aviso de reglamento de uso del área de piscina para que visitantes y propietarios puedan disfrutarla con tranquilidad y armonía.
Para dificultar el ingreso de personas y animales a través del lindero que da contra la vía principal al Queremal se utilizó cerco vivo y se sembró piñuela.
En el mes de Octubre del 2013 se presentó una invasión por la construcción de un rancho en madera en terrenos de la Parcelación colindantes con la vía al Queremal.
Una vez agotada la vía del acercamiento directo con el invasor y la instancia de la conciliación en la Inspección de Policía del Queremal, (a la que acudieron el invasor, miembros de la comunidad y en representación de la parcelación Guillermo Diez), se redactó acta por parte del Comandante de la estación, Subintendente Garzon, la cual se remitió a Secretaria de Gobierno del municipio de Dagua. Dado lo delicado del tema y que no fue posible el desalojo de manera voluntaria, se contrató a la abogada Colombia Rebolledo con el objeto de realizar proceso de lanzamiento por ocupación de hecho.
Se ha estado muy pendiente junto con la Policía del Queremal para que en dicha zona no se construyan más ranchos.
Con el fin de prevenir futuros inconvenientes, se contrató la elaboración de 100 postes de cemento con capacidad de seis cuerdas de alambre para cercar estos tramos. Esto junto con el cerco vivo creará dos barreras de protección que cortaran el paso a los invasores.
Se planea colocar dos letreros indicando que esta es propiedad privada.
Medio Ambiente
La Parcelación cuenta con 240,646 m2 de áreas comunes que son para el disfrute y utilización de todos los copropietarios y las consideramos uno de sus mayores atractivos.
Estas áreas se cuidaron y mantuvieron realizando trabajos de guadaña, limpieza, soqueo, arborización en bosques recreacionales y áreas de arborización.
También se identificaron los linderos de dichas zonas de acuerdo a los planos.
En el mes de Junio, y por iniciativa e invitación de la Administración se realizó visita y reunión en la Parcelación con personal de la CVC, buscando implementar programas de reforestación, educación y manejo adecuado de recursos naturales. Como resultado concreto de esta gestión la CVC aprobó la entrega de 2,200 arboles de los cuales ya se recibieron 1,100 entre varasanta, amarillos, guayacanes, caracolis, tulipanes y gualandays, los cuales fueron recogidos por el Administrador en el Vivero San Emigdio corregimiento La Zapata municipio de Palmira.
En unión con la comunidad se hizo una jornada de siembra del material vegetal donado por la CVC en las diferentes zonas comunes de la etapa uno.
Para este año se recogerán igual cantidad de árboles.
Deseando darle aire tropical a la zona del acueducto, se sembró palma de coco traída de Buenaventura por el señor Marcelino Mosquera, además se sembró palma botella que se recogió en el vivero San Emigdio de la CVC y se mantuvo el guadual.
Se estableció lo que hemos denominado primer eco parque Las Palmas, para ello se sembraron 20 variedades de palmas tropicales en la zona de arborización de la etapa uno.
En la etapa 4 se dio mantenimiento a 10,640 m2 del área caballeriza.
Invitamos a todos los propietarios que tienen lote y que por diferentes motivos no pueden guadañar, a que nos llamen para acordar precio especial de limpieza.
Para facilitar el trabajo se adquirieron dos nuevas guadañas y se vendieron las usadas.
Se instaló un aviso que invita a mantener, conservar y mejorar el rio, su lecho y el acueducto
Infraestructura y Vías
En la portería principal se construyó un sitio para deposito de basuras con una imagen que invita a los propietarios a reciclarAprovechamos para solicitar que al salir de sus fincas depositen la basura únicamente en el shut, favor no arrogarla en zonas comunes o en lotes vecinos.
La empresa de servicios públicos de Dagua realiza la recolección los días Martes y Viernes.
Se señalizaron las vías principales y secundarias de la Parcelación, asignando nombre a cada una de ellas e indicando que predios se encuentran en cada calle para localizar con mayor facilidad el lote o casa. También se colocaron avisos informativos.
Se hizo mantenimiento a la casa del fontanero pintando paredes, puertas, cambiando ventanas y estructura del techo.
Constantemente y haciendo uso del tractor se embalastraron vías y se hizo mantenimiento a desagües y canales.
Las vías primarias y segundarias se fumigaron con Glifosal, el herbicida adecuado para el control de malezas
Los tanques decantadores del acueducto, se encerraron con malla eslabonada para protegerlos contra el mal uso de ellos por los visitantes.
Debido al riesgo de caída para las personas que bajan a la chorrera y para prevenir accidentes se instaló un pasamanos en gradas y una baranda en la parte posterior de la chorrera.También se colocó un aviso indicando PISO RESBALOSO.
Los arreglos en la piscina se iniciaron el 15 de enero.
Debido a que presentaba agrietamientos en pisos, se construyo muro de contención de 10 metros lineales, se retiraron pisos agrietados y rotos, se instalo nueva tableta y se recupero y pinto la reja de cerramiento.
La cancha múltiple se encontraba deteriorada y se procedió a hacer las siguientes mejoras:
Arreglo de piso
Cambio de tableros
Instalación de malla perimetral
Demarcación de líneas.
La cancha quedo habilitada para microfútbol, voleibol y baloncesto.
En portería se encuentra a disposición de los propietarios los balones para cada uno de estos deportes. Al reclamarlos se debe dejar un documento.
Los invitamos a hacer ejercicio y disfrutar de este espacio.
Por solicitud expresa de los ingenieros y arquitectos que acompañaban las propuestas y diseños de las obras a realizar y con el fin de conocer la viabilidad de construir canchas deportivas se contrató el estudio topográfico de dos zonas comunes de la Etapa 1, que concluyo que es muy costoso construir en estos terrenos debido a que ellas recogen las aguas lluvias de toda la ladera.
Con el fin de materializar las propuestas de inversión en infraestructura se contrató con la arquitecta María Belén Ramos el diseño arquitectónico, estructural, dirección y supervisión de la construcción de la nueva sede social Maratea. Los planos del diseño arquitectónico y estructural los pueden observar en este recinto.
Las principales características de esta obra son:
- Salón múltiple para reuniones y juegos con área de 240 m2
- Batería de Baños
- Cocina
- Oficina de administración y ventas/Archivo
- Deposito
- Kiosco para asados
Ya se inicio la construcción.
Mercadeo de Lotes
Se instalaron tres nuevos avisos de venta de lotes, en la vía desde el kilometro 26 hasta la Parcelación, indicando el teléfono celular, la dirección del correo electrónico y todas las características de la Parcelación.
Los principales generadores de clientes para los lotes han sido los avisos y el blog.
Se vendieron tres lotes de propiedad de la Parcelación, dos de ellos a $12,000/m2 el ultimo a $14,000/m2.
11 lotes cambiaron de dueño
Se están construyendo 7 nuevos proyectos y 3 están por iniciar.
Esta dinámica Indica que hay una recuperación inmobiliaria y por consiguiente un incremento en el valor del metro cuadrado.
Servicios Públicos Acueducto y Energía
Acueducto
Concesión de Aguas superficiales (Decreto 1541 de 1978)
La Resolución número 382 del 6 de Diciembre del 2001 que concedía 20 litros por segundo de aguas superficiales del rio Jordan al predio la Virginia de propiedad del señor Gilberto Llanos se venció en el año 2011.
Don Gilberto, cumpliendo con lo estipulado en el articulo 54 del decreto 1541, inició el proceso de solicitud de una nueva concesión de aguas para la hacienda la Virginia, pero por su fallecimiento este tramite se suspendió.
El 2 de Mayo del 2012 el proceso ante CVC se reinicio en cabeza de Juan Camilo Llanos, quien actuando en nombre de la Parcelación San Fernando y con autorización del Consejo de Administración solicito concesión para los 178 lotes.
El 2 de Julio de 2013 (14 meses después) la CVC admite la solicitud.
El 9 de Agosto de 2013 se cancela $236,790 por concepto de práctica de visita ocular por parte de profesional y/o técnico operativo.
El 17 de Septiembre 2013 en cumplimiento del articulo 56 del decreto 1541, se realiza visita técnica ocular, la cual es atendida por los señores Juan Camilo Llanos y Guillermo Diez
Después de realizada la visita técnica, el profesional y el técnico operativo remiten concepto de uso y vocación clasificando los suelos como urbanizables.
Con base en el uso del suelo la CVC calculo la demanda de caudal requerido para abastecer las necesidades de predio. La dotación, que se define como la cantidad de agua asignada a una población o un habitante para consumo en un cierto tiempo, es para este caso y de acuerdo con la Resolución 2320 del 2009 de 140 Litros por habitante día.
Con base en los siguientes datos se calculó el volumen de la concesión:
El 24 de Octubre del 2013 con Resolución 383 de 2013 la CVC, otorga a Juan Camilo Llanos, para ser utilizadas en la Parcelación San Fernando concesión de aguas para uso doméstico por 3,738 metros cúbicos mes.
La Resolución también trata, entre otros, los siguientes aspectos:
- Por la concesión de aguas se debe pagar anualmente la tasa por uso, la cual depende de la cantidad de agua concesionada.
- Estas aguas son de dominio público, inalienable e imprescriptible.
- Se adjudican por un periodo de 20 años.
- Es obligación de la parcelación “aprovechar las aguas con eficiencia y economía”.
- Las aguas objeto de esta Resolución no son transferibles por venta o permuta ni por ningún otro medio que afecte el dominio del estado al cual pertenecen.
Para solicitar prorroga, aumento de caudal, traspaso u otro tipo de tramite el beneficiario se debe encontrar a Paz y Salvo por todo concepto con la Corporación.
De acuerdo con las lecturas realizadas en 70 contadores instalados el consumo promedio mensual de los últimos 8 meses es 980 m3, estos contadores representan el 39.3% de las acometidas posibles y autorizadas, si se continua con la misma tendencia de consumo, cuando se llegue al 100% de contadores instalados (178) el consumo seria de 2,512 m3. La Resolución en cuestión nos da una concesión de 3,738 m3 mensuales.
Esta concesión, no tienen incidencia en los porcentajes de propiedad del acueducto ni en las servidumbres.
El acueducto en su componente obra civil cuenta con los siguientes sistemas:
- Sistema de captación mediante bocatoma.
- Sistema de conducción en tubería de 8 pulgadas.
- Sistema de almacenamiento en tanque sedimentador de capacidad de 16 m3.
- Tanques de almacenamiento con capacidad de 90 m3 y 100 m3 provistos de sistema “FILTRACION LENTA DESCENDENTE” por arena.
- Sistema de cuatro tanques de distribución por gravedad
- Sistema de tuberías de conducción de aguas
En el acueducto se realizaron los siguientes trabajos y mejoras:
- Se instaló una nueva bomba de agua en la planta de tratamiento del acueducto, la cual permite la subida del agua del tanque de almacenamiento al tanque #1
- Se instaló una nueva bomba de agua en el tanque #1 para subir al tanque #2.
- Se instaló en el tanque #2 la tercera bomba que lleva el líquido hasta la Colina del Amor y surtirá el agua a la parte más alta de la Parcelación en la etapa 2 y las parcelaciones Pirineos y Valle de Pirineos.
- Se construyó en la Colina del Amor el tanque #4 de almacenamiento con capacidad de 100 m3.
- Se pintó el acueducto para dar una mejor presentación al sitio.
Todo lo anterior fue cancelado por la Familia Llanos.
Actualmente la propiedad del acueducto y sus terrenos esta en cabeza de la Familia Llanos, desde hace varios años se ha venido trabajando para escriturar el acueducto a quienes hoy son los propietarios de los terrenos de lo que se denominó Gran Hacienda la Virginia y que en su totalidad iba a ser Parcelación San Fernando.
La propuesta que se esta evaluando por las partes es escriturar el acueducto y los terrenos que lo conforman de la siguiente manera:
Cuando se logre finiquitar el tema de la propiedad del acueducto, este debe operar como un “acueducto rural independiente” con reglamento y manejo financiero propio.
El manejo independiente del acueducto, tiene actualmente un costo mensual de operación entre $1,100,000 y $1,400,000.
El acueducto siempre ha prestado su servicio a la Parcelación San Fernando y desde Diciembre del año pasado a la inmobiliaria Parcelaciones Rurales que esta desarrollando el proyecto Pirineos y Valle de los Pirineos.
El costo de la energía de la motobomba ubicada en el tanque #2 fue asumido y ha sido pagado en su totalidad por Parcelaciones Rurales.
Basados en datos históricos, se determinó cobrar $1,250 por metro cúbico que se bombea al tanque ubicado en la Colina del Amor. Esta bomba sube 20 m3 por hora lo que resulta en un cobro de $25,000 por hora de bombeo a Parcelaciones Rurales.
Después de realizar un censo de acometidas se instalaron los contadores pendientes, es así, como actualmente el 100% de las acometidas cuentan con contador. Esto nos ha permitido controlar el consumo y desperdicio de agua ya sea por fugas o daños. Para ello se envía información a aquellos propietario que tienen consumo superior a 30 metros cúbicos mensuales.
Gracias a estos controles hemos logrado ahorros significativos en el consumo de agua que se ven reflejados en la rebaja del consumo de energía.
Todo aquel que quiera revisar su consumo mensual lo podrá encontrar en la página www.parcelacionsanfernando.blogspot.com
Energía e Iluminación
Al revisar los recibos de energía eléctrica de alumbrado publico y bombas de agua se detecto que en cuatro de ellos se facturaba cobro mensual de aseo por $14,660 para un costo extra total de $58,640. El 27 de Septiembre de 2013 el Administrador hizo el reclamo logrando que dicho cobro se suspendiera y se realizaran las devoluciones correspondientes por no prestación del servicio con una retroactividad de 5 meses, esto represento devoluciones por $293,200.
Como consecuencia del programa de ahorro del agua y del cambio del sistema de bombas por unas nuevas y mas eficientes, se logro una rebaja en el consumo de energía. Tal como se observa en el siguiente cuadro:
El incremento en consumo de los dos últimos meses se debe al inicio de suministro de agua a Parcelaciones Rurales y al aumento de consumo en la Parcelación San Fernando durante el mes de Enero de 2014.
Alumbrado interno
Debido a que la parcelación se encuentra en permanente crecimiento se evaluó el numero de lámparas, su ubicación y el vatiaje encontrando lámparas de 70W, 150W, 250W y 450W.
Lo recomendado para un sistema de alumbrado publico en vías son lámpara de sodio de 70W, razón por la cual se baja todo el sistema a 70W. Para aumentar la cobertura se reubicaron 6 luminarias y se instalaron 10 nuevas lámparas quedando en total 80 luminarias, 67 por aforo y 13 con medidor, este trabajo se realizo con el apoyo de ingenieros EPSA y con personal certificado que esta compañía recomienda.
La cobertura se incremento en el 12% manteniendo el consumo de energía.
La administración hace seguimiento permanente al mantenimiento de este alumbrado debido a que se paga por aforo este la lámpara prendida o apagada.
Visión a Futuro
Aún queda mucho por hacer es por ello que queremos compartir con ustedes los retos del futuro para que el Consejo que tengan a bien elegir los ejecuten.
Definir si para facilitar la venta de lotes propiedad de la parcelación se autoriza dividirlos en lotes con áreas mayores a 3,000 m2.
Definir si algunos de estos lotes pasan a ser parte de las zonas comunes de la Parcelación.
Escriturar a nombre de la Parcelación de predio Bosque de la Aventura o de Bosque de Pino, hasta el momento se ha adelantado la solicitud de desenglobe ante el IGAC.
Recuperar el segundo lago que hoy en día se encuentra sembrado por pasto de corte, este sitio por estar en lo más alto de la Parcelación es adecuado para desarrollar una zona de descanso y recreación.
Respecto al tema de alumbrado por celdas solares, se obtuvieron costos por punto que se aproximan a $3,000,000, incluyendo el poste, por el momento es costoso y sugerimos esperar a que en el futuro estos costos bajen
Igualmente, la tecnología LED permite ahorrar hasta un 50% en el consumo de energía y en nuestro caso podría ser $500,000/mes; además la recuperación de la inversión seria a un plazo más corto.
Actualmente esta tecnología tiene dos inconvenientes:
Es un producto innovador que tiene un costo alto de $250,000 en promedio por lámpara equivalente de 70W.
Resistencia limitada en zonas rurales debido a la falta de protección en caso de tormentas eléctricas.
En la actualidad contamos con 2 lámparas LED instaladas en la sede social Maratea, las cuales estamos evaluando el costo/beneficio mediante contador.
Propuesta del Nuevo reglamento:
Retomar la propuesta de reforma al reglamento para adecuarlo a la realidad actual de la Parcelación en temas como:
- Incorporación de Zonas Comunes
- Participación en la propiedad del acueducto
- Reglamentación de uso de las zonas Maratea y Caballeriza
- Definir con los parceladores tema de uso de las vías y su mantenimiento
- Servidumbre de paso en la segunda portería.
- Reglamentar el uso de los terrenos del acueducto por parte de todas las parcelaciones.
- Legalizar la servidumbre de líneas de acueducto y tanques en predios de Camilo Llanos.
La situación patrimonial de la Parcelación es solida y garantiza continuidad en obras e inversiones.
Los principales activos que en el trascurrir del tiempo tienen alta posibilidad de volverse líquidos son:
- Inversiones (CDTs): $90,000,000
- Activos fijos: 10 lotes que la sumatoria de sus áreas es de 47,596 m2 con un valor de venta del metro cuadrado de $14,000 tenemos la expectativa de recibir: $666,344,000
- Cuentas por cobrar: $379,195,000
- Para un total de: $1,135,539,000
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