ACTA No.
En la ciudad de Cali, el lunes 18 de marzo de 2013 en el Salón Caracolí ubicado en el Centro Comercial Unicentro de la ciudad de Cali, siendo las 7.30 p.m., se dio comienzo a la asamblea de copropietarios de la Parcelación San Fernando, de acuerdo a convocatoria escrita, efectuada por el consejo de Administración por medio de la Resolución N° 0001 de febrero 11 de 2.013, con el fin de tratar el siguiente orden del día:
- Llamado a lista y verificación del Quórum
- Elección del presidente y secretario de la Asamblea General Ordinaria
- Lectura de la aprobación del Acta #28 de la Asamblea General Ordinaria celebrada el 21 de marzo de 2.012.
- Informe de gestión 2012 del Consejo de Administración de la Parcelación
- Informe Revisoría Fiscal año 2012
- Presentación y aprobación informes financieros del año 2012
- Presentación del presupuesto para el año 2013
- Elección del Consejo de Administración 2013-2014
- Elección de Revisor Fiscal y fijación y aprobación de honorarios
- Proposiciones y varios
DESARROLLO
1. LLAMADO A LISTA Y VERIFICACIÓN DEL QUORUM
Siendo las 7.30 de la noche se procedió a llamar a lista y se verificó que estaban presentes los propietarios que representaban el 61.56% de los votos, algunos de ellos con poderes escritos que reposan en el archivo de la Parcelación, por lo tanto se informa a los presentes que pueden constituirse en asamblea anual ordinaria con capacidad para deliberar y decidir, según disposición estatutaria.
2. ELECCIÓN DE PRESIDENTE Y SECRETARIO DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA:
Se eligió a los señores Luis Guillermo Restrepo y Carmen Lucia Astudillo como Presidente y secretaria respectivamente, de la Asamblea.
3. LECTURA DE LA APROBACIÓN DEL ACTA 028 DE LA ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA CELEBRADA EL 21 DE MARZO DE 2.012:
El Presidente de la Asamblea informó que los señores Juan de Roux y Carmen Lucia Astudillo, revisaron y aprobaron el acta de la asamblea 28 celebrada el 21 de marzo de 2.012.
Se nombró a los señores Felipe Medina y Eduardo Ramos a revisar y aprobar el acta de la presente asamblea.
4. INFORME DE GESTIÓN 2012 DEL CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN DE LA PARCELACIÓN:
La presidente del Consejo de Administración Sra. Clara Stella Gutiérrez presentó el informe de las actividades realizadas por el Consejo durante el periodo 2012 2013, el cual se anexa a la presente, resaltando los siguientes aspectos que fueron ilustrados con fotos:
- Infraestructura de la Parcelación:
- Portada: Se cambio la portada y se le adicionaron brazos hidráulicos, lector de tarjetas magnéticas para su apertura y cámaras infrarrojas para el registro de vehículos entrantes y salientes de la Parcelación. El señor Hugo Orozco explicó el uso de la tarjeta de ingreso y recomendó el uso responsable de la misma. A todos los propietarios se les entregará una tarjeta y otra adicional a los que tienen casa. Se pueden recibir hasta 5 tarjetas por lote indicando a nombre de quien se expiden las mismas y pagando el correspondiente valor ($20.000 por tarjeta).
- Casa de la portería: se reparó incluyendo el área alrededor.
- Zonas Comunes: Además de podar, fumigar y abonar los árboles, de guadañar las zonas comunes y caminos peatonales, se sembraron más de 1.000 árboles de diferentes especies y varias matas en el área de Maratea, parque del lago, área del río y caminos peatonales. Como ´premio a quienes pagaron oportunamente las cuotas de administración, se guadañaron 6 lotes sin costo para sus propietarios.
- Compra de tractor: Para agilizar el trabajo de campo y el mantenimiento de las carreteras se compró un tractor agrícola con remolque de dos ejes y cuchilla trasera. Ante la pregunta de un asistente si se podía facilitar a los copropietarios, la respuesta es que no se ha contemplado pues tiene muchas actividades programadas y no habría disposición de tiempo.
- Juegos Infantiles: se compraron juegos en madera y se ubicaron en la zona de Maratea.
- Alumbrado de las vías: se completó. El 95% de las luminarias son nuevas.
- Recuperación de cartera: Se recuperaron $57 millones por concepto de administración de lotes que estaban en etapa pre jurídica y cancelación total de la deuda de tres de los 10 lotes entregados a la abogada para iniciar procesos. Otros 6 lotes ya fueron secuestrados y esta pendiente el remate. La deuda por cuotas de administración de la familia Llanos se incrementó, lo mismo que la de José Eduardo Llanos llegando a $175 millones y $66 millones respectivamente.
- Se vendieron dos lotes de la Parcelación
- Aspectos administrativos y financieros:
A partir de mayo se contrato como administrador al Señor Humberto Villamizar Martinez.
El dinero en caja aumentó con la recuperación de cartera y venta de lotes. Solo el 55% de las cuotas de administración se reciben oportunamente dificultando el funcionamiento de la operación normal de la Parcelación. Continúan 3 trabajadores: uno en la portería que fue cambiado en agosto, otro encargado de las vías y el fontanero.
Presupuesto de inversiones:
La Señora Clara Stella presentó la siguiente propuesta de inversiones cuya explicación fue ampliada por el Señor Hugo Orozco:
- Huellas viales entrada km 37: para facilitar el ingreso de los carros y motos en las épocas de lluvia.
- Circuito cerrado con cámaras de seguridad. En la portería hay instaladas cámaras donde queda registrado el ingreso y salida de todas las personas. Se propone instalar 2 cámaras cada kilometro, seleccionando los lugares, considerando que el equipo de la portería soporta hasta 36 cámaras. Hasta el momento no están comunicadas con la policía pero puede considerarse mas adelante.
- Actualización reglamento que ya se inició hace algunos años pero falta completarlo e incluir el uso de las servidumbres como carreteras.
- Plan de desarrollo paisajístico integrado al reglamento que permita explotar las zonas comunes
- Señalética de vías y zonas comunes: volver a instalar los nombres e indicaciones de las vías y lugares comunes.
- Inclusión de nuevos desarrollo en zonas comunes
- Vivero y Plan de manejo forestal a 5-10 años. Trabajo con CVC que permita tener existencia de plantas y arboles para reponer los que se van deteriorando.
- Lámparas de luz solar
- Bodega y capilla. Se requiere una bodega depósito para herramientas y guardar el tractor.
- Instalación Internet banda ancha. Nueva torre de comunicación en colina del amor. Esta señal puede ser compartida con otros condominios para reducir el costo.
- Construcción de nueva sede en Maratea que se encuentra deteriorada.
En este punto de la reunión se dio la palabra a Juan Camilo Llanos para que explicara la situación de la segunda portería en la parte alta cerca a la Colina del amor. El Señor llanos se refirió a que en la parte superior operará una portería igual a la existente en la entrada por el kilómetro 37, ya está la puerta con igual diseño pero requiere de una parte urbanística como energía, agua. Ya se instaló la energía, falta el sistema computarizado de las tarjetas de control. Falta la construcción de la casa del vigilante que está próxima a iniciar. Por ahora el manejo de la puerta es manual. Los costos de instalación y operación corresponden al proyecto superior “Pirineos”, lo mismo que el vigilante. La Hacienda La Virginia comprende 60 hectáreas y hay vecinos que deben compartir las vías. San Fernando quedo dentro de la hacienda que tiene varias entradas. Los trabajadores que ingresen a los cultivos deben estar carnetizados.
El orden del día se alteró intercambiando los puntos 5 y 6.
5. PRESENTACIÓN Y APROBACIÓN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL AÑO 2012
La Sra. Nelly Ortega Contadora explicó los estados financieros del año 2012, los cuales fueron aprobados.
6. INFORME DEL REVISOR FISCAL:
El Señor Jose Francisco Ibalde de Ibalde Asesores y quien es el Revisor fiscal de la parcelación no pudo asistir a la asamblea y remitió el informe que se anexa a la presente, el cual fue leído por el Señor Hugo Orozco.
7. PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO PARA EL AÑO 2013
El Sr. José Ferley Hernández miembro del Consejo de Administración, explicó la ejecución del presupuesto del año 2012, hizo la presentación del presupuesto del 2013 el cual propone un aumento del 4%, incremento bajo considerando que el recaudo es solo del 55%.
El señor Guillermo Diez solicitó no subir la cuota.
Se discutió ampliamente el tema resaltando que el valor del aumento no era significativo al pasar de $71,000 a $73.840 mensuales en la mayoría de los lotes y teniendo en cuenta que el pago de los trabajadores implicaba aumento obligatorio.
Se sometió a consideración de la asamblea las dos propuestas obteniendo el siguiente resultado:
Votos a favor de incrementar la cuota: 37
Votos en contra del incremento: 56.
En consecuencia de lo anterior la cuota No se incrementará durante el año 2.013.
Ante la sugerencia de algunos asistentes de hacer gestión de cobro de la cartera, la Señora Clara Stella Gutiérrez explicó la gestión realizada hasta el momento e indicando como ya lo había informado, que la mayoría de la cartera por cuotas de administración corresponde a los Llanos. Los demás propietarios con deudas superiores a $2 millones pasaban a cobro jurídico. Por otro lado manifestó su preocupación púes el presupuesto elaborado para el funcionamiento de la parcelación se hizo teniendo en cuenta el incremento, de lo contrario será preciso reducir algunas actividades.
Resaltó el Coronel Germán Huertas que cuando se compra un lote se espera progresar, y embellecer la parcelación es defender el patrimonio de cada uno de los propietarios.
8. ELECCION DEL CONSEJO DE ADMINISTRACION 2013-2014
Se explicó como funciona el sistema de cociente electoral y los candidatos hábiles para elegir y ser elegidos.
El señor Guillermo Diez inscribió una plancha y solicitó espacio para hablar.
Todas las asambleas se han manejado como reunión de amigos y no se ha mirado estar a paz y salvo. Si la asamblea acepta se puede elegir algún miembro que no esté a paz y salvo. Otro tema es la representación, si es la cabeza de familia. Esto no va en contra de la ley. La asamblea puede reglamentar.
Hubo diferencias de opinión entre seguir la ley o no.
El Presidente de la asamblea pide mucho orden, claridad y comenta que puede haber invitados al Consejo.
Las dos planchas inscritas son:
PLANCHA #1
HUGO OROZCO JOSE RAFAEL GARCIA
CLARA STELLA GUTIERREZ JOSE FERLEY HERNANDEZ
ROLANDO SOTO HUMBERTO MONDRAGÓN
JUAN CAMILO LLANOS HAROLD RAMOS
GERMAN HUERTAS EDUARDO RAMOS
PLANCHA #2
GUILLERMO TAFUR FELIPE MEDINA
GUILLERMO DIEZ TERESA PEDROZA
YOLANDA BOTERO LUIS CARLOS CHAPARRO
JORGE ARIZA ESMILDA CORDOBA
Se establecieron las siguientes reglas de juego para la elección:
1- Se vota por escrito
2- Se da la palabra a un miembro de cada plancha para que exprese lo que piensa.
Guillermo Diez se refirió a la propuesta que ha enviado por internet, la cual se anexa a la presente acta y trata temas como medio ambiente, recreación y deportes, infraestructura, seguridad, administración. Plantea seguir utilizando el blog de la parcelación como medio de información de los copropietarios. Explicó las propuestas de Administración, contabilidad, recuperación de cartera, seguridad e infraestructura.
La doctora Tereza Pedroza refirió los proyectos en los temas ambientales y de recreación.
El Señor Hugo Orozco resaltó que haya 18 personas de candidatos a integrar el Consejo de administración lo que redunda en beneficio de la misma. German Huertas ofreció su experiencia en temas de seguridad.
Una vez se terminaron las explicaciones de las propuestas de las dos planchas se procedió a realizar la votación llamando a lista a cada uno de los asistentes para que depositara su voto.
El total de votos depositados fue 95 con el siguiente resultado:
Votos nulos: 1
Votos por la plancha #1: 39 que le da derecho a 4.14 puestos
Votos por la plancha #2: 55 que le da derecho a 5.85 puestos
Por cociente, la plancha #2 tiene un voto adicional, quedando la plancha #1 con 4 puestos y la plancha #2 con 6 puestos.
De acuerdo a lo anterior, el Consejo Directivo queda conformado por:
Hugo Orozco, Rafael Garcia, Clara Stella Gutiérrez, Jose Ferley Hernández, Guillermo Diez, Guillermo Tafur, Felipe Medina, Teresa Pedroza, Yolanda Botero, Luis Carlos Chaparro.
9. ELECCIÓN DEL REVISOR FISCAL Y FIJACIÓN Y APROBACIÓN DE HONORARIOS
Se presentaron 3 propuestas para Revisor Fiscal de la Parcelación:
Suma por $450.000 mensuales
Garcés Asesores por $589.000 mensuales
Ibalde Asesores por $400.000 mensuales.
Acogiendo la recomendación de La Sra. Clara Stella Gutiérrez se cambió el Revisor Fiscal y se escogió a Zuma con honorarios mensuales por $450.000.
10. PROPOSICIONES Y VARIOS
En uso de la palabra Juan Camilo Llanos leyó la comunicación anexa que comprende una propuesta de acuerdo de pago para deuda de cuotas de administración de lotes no vendidos por los parceladores.
La propuesta básicamente ofrece dación de los siguientes lotes:
lote 4 etapa 4 de 9.181 metros por $82.629.000 de José Eduardo Llanos.
Lotes 58 y 62 de la etapa 1, lote 51 de la etapa 2 y lote 7 de la etapa 3, que totalizan 17.223 metros por $137.598.000 de Juan Camilo y Patricia Llanos.
Adicionalmente plantean planes de venta a precios especiales para los copropietarios. Comisión a los que refieran clientes. Obras de renovación y desarrollo de cabañas de alquiler a posibles compradores.
La propuesta fue inicialmente aprobada por los asistentes pero al manifestar la Sra Clara Stella Gutiérrez y explicar su desacuerdo con la misma, y pedir constancia de ello en el acta, se determinó delegar en el Consejo de Administración la potestad de aceptar o no la propuesta presentada o introducirle las modificaciones que considere pertinentes.
Agotado el orden del día, se da por terminada la reunión siendo las 11.00 p.m.
LUIS GUILLERMO RESTREPO CARMEN LUCIA ASTUDILLO
Presidente Secretaria
Comisión Aprobatoria
FELIPE MEDINA
EDUARDO RAMOS
EDUARDO RAMOS
Anexos que forman parte del acta:
o Informe de Gestión del Consejo de Administración de la Parcelación San Fernando
o Programa a ejecutar por nuestra administración acompañe esta propuesta con su voto. Plancha No 2
o Informe del Revisor Fiscal Ibalde Asesores
o Estados Financieros a diciembre de 2.012
o Propuesta de Juan Camilo Llanos: acuerdo de pago para deuda de administración de lotes no vendidos por los parceladores.
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